Pilote, vous voulez partager vos vols, réduire vos coûts… Voici la solution… Part #2

Ce billet est la suite du précédent article…

RÉSUMÉ ARTICLE PRÉCÉDENT

Je vous expliquais dans le dernier article, qu’on m’avait chargé plus ou moins directement de mettre en place un système permettant l’échange entre tous les pilotes brevetés et souhaitant partager des vols: au niveau expérience/finance. Tout ceci dans l’espoir d’augmenter les heures de vol effectuées par les brevetés et d’élargir le rayon d’action des pilotes. En effet, nous avons plus ou moins vue qu’ils restaient cantonnés au tour de piste ou au petit vol local :D.

Je me proposais donc de créer une liste de diffusion qui se gère automatiquement (un pilote voulant s’inscrire, s’inscrit. Un pilote ne voulant plus en faire partie, se désabonner).

Enfin, je me proposais d’expliquer ici ma démarche et ma solution technique apportée à ce problème afin que toutes autres organisations associatives ou  autres puissent mettre en place le même système si nécessaire. Finalement, j’ai envi de partager comme toujours. De vous apprendre de nouvelles choses :D.

Avant de reprendre la suite logique de mon tutoriel, je vais vous décrire ce qui s’est passé et ce qui va se passer: 

Dans un premier temps, Je vous avais décrit notre cahier des charges. Ensuite, nous avons vue ensemble comment créer un google document avant que je ne vous explique comment lancer la création d’un formulaire. Il va suivre une explication détaillée de tous les éléments le constituant. Puis nous créerons notre premier formulaire google doc et nous verrons dans un même temps comment le diffuser (mail/site). Ensuite, nous verrons comment utiliser / stocker les données récoltées pour finir avec la mise en place d’une liste de diffusion. Mais avant ça, nous allons poursuivre la description des éléments composants le formulaire.

LES ELEMENTS
  • Texte

Cet élément permet de récolter une donnée de type: petite chaîne de caractère. Mais qu’est ce donc une chaîne de caractère?

Une chaîne de caractère est une suite de caractère: chiffre, espace, lettres, caractères spéciaux… Une phrase est une chaîne de caractère. Cependant, cet objet permet de récolter une petite chaîne de caractère: NOM, PRENOM… Pour une chaîne de caractère plus conséquente, nous utiliserons un autre élément. Ce objet TEXT permet en règle générale de récolter:

  • numéro de téléphone
  • nom, prénom
  • adresse email
  • adresse
  • autres infos courtes..
Imprime Ecran
  • Texte de paragraphe
C’est la même chose que pour l’objet précédent, à la différence que le champs pour la saisie est plus large et long.
  • Choix multiple

Le désavantage de l’élément « Texte » est qu’on ne contrôle pas la réponse. Par exemple, vous souhaitez poser une question où seule une réponse est possible parmi d’autres. Souvent cet élément sera utilisé pour des questions qui demande à choisir entre une réponse oui ou non. Mais, d’autres questions peuvent amener à utiliser cet élément. Malheureusement, je n’ai pas d’exemple en tête :p. Voici la mise en place et le rendu de cet objet.

Imprime Ecran - Choix Multiple Création & Résultat

  •  Case à cocher

Imaginez que vous vouliez connaître tous les avions pilotés par l’internaute. En règle générale, que vous vouliez; suite à une question, recueillir des réponses précises. Ces réponses pouvant être des mots clés, des nombres. On évitera d’y associer des phrases. Les réponses ont toutes un point commun, elles appartiennent à un même groupe (avions, voitures, habits, sentiments…).

Pour cela, « les Cases à Cocher » est l’outil idéal. En effet, nous utiliserons cet outil afin de donner un choix multiple à l’internaute. Qu’ils puissent choisir plusieurs réponses appropriées parmi tant d’autres. Toutes appartenant au même groupe d’objet. Voici ce que donne la mise en place de cet élément:

Imprime Ecran - Case à cocher

  • Sélectionner dans une liste
Cet élément à exactement la même fonction que choix multiple à la différence qu’on mette plus de choix pour le même espace utilisé. De ce fait, la liste (comme le choix multiple, on ne peut choisir qu’un seul élément parmi une multitude d’un même groupe) sera plus utilisée lorsqu’on a à choisir parmi plus de 3 éléments. Par exemple, on pourra opter pour cette solution lorsqu’on demande de sélectionner:
  • un jour parmi les 7 jours de la semaine
  • un mois parmi les 12 mois d’une année
  • un nombre parmi x nombres

Comme toujours, voici un petit imprime écran:

Imprime Ecran - Création Liste

  • Echelle d’évaluation

Vous cherchez à obtenir une auto-évaluation de l’internaute, ou que celui ci évalue quelque chose sur une échelle. Dans ces cas là, et dans d’autre cas, mais je vous laisse chercher par vous-même, on utilisera l’élément appelé: Echelle d’évaluation. Cela va permettre à l' »internaute de donner une « note » sur ce qu’on lui demande. Par exemple:

  • Sur une échelle de 1 à 5, comment trouvez-vous cet article ?
  • Comment jugez-vous votre expérience dans ce domaine informatique ?
  • Quelle est votre expérience aéronautique (0: NULL, 5: très expérimenté)

Voici comme toujours des imprimes écran…

Imprime Ecran - Création d'une échelle

  •  Grille

Je suis humain comme vous, je fatigue à expliquer :(. Donc pour ce dernier élément, je vais vous laisser chercher son utilité par vous même. Jusqu’à maintenant, je n’ai pas eu besoin de l’utiliser. Pour résumer, on pourrait voir cet élément comme un choix multiple à chaque ligne. Plutôt, comme une échelle d’évaluation à chaque ligne avec la chose a évaluer inscrire en début de ligne. Enfin pour finir, je vous laisse voir par vous même :p.

Création & Diffusion d’un formulaire

Maintenant que l’on a vue les différents éléments existants pour un formulaire Google, nous allons voir comment le diffuser. Mais avant cela, créons notre premier formulaire. Vous devez savoir avant ça ajouter des éléments à un formulaire. Pour cela rien de plus simple, c’est le bouton en haut à gauche de la page: « ajouter élément« . Voici donc notre Cahier des Charges:

on veut se renseigner sur:

  1. le Prénom
  2. le Nom
  3. la date de naissance avec un format définit (JJ/Mois (en toute lettre) / année (en toute lettre)
  4. une adresse email
  5. s’il possède Facebook
  6. le jugement de son niveau en informatique
  7. les langages qu’il connait parmi le C, C++, PHP, XHTML, CSS, Basic, Python, ada, Pascal, autres
  8. s’il a aimé cet article

Solution technique:

  1. On utilisera l’élément Texte.
  2. On utilisera l’élément Texte.
  3. On pourrai utiliser encore l’élément texte, mais pour sécuriser la saisie, nous opterons pour 3 éléments listes (1 pour le jour, un pour le mois, un autre pour l’année).
  4. On utilisera l’élément Texte.
  5. On utilisera l’élément Choix Multiple.
  6. On utilisera l’élément: échelle d’évaluation.
  7. On utilisera Case à Cocher.
  8. On utilisera l’élément Choix Multiple.

Maintenant qu’on a le corps du formulaire, on aimerait y mettre un peu de design qu’une simple page blanche. Pour cela rien de plus simple: c’est le deuxième bouton, à droite d’ajouter un élément. Il a l’intitulé: « thème: […]« . Cliquez dessus et sélectionnez le thème que vous préférez.

Une dernière chose, lors de la création de vos éléments, vous avez sûrement remarqué une case à cocher juste à droite du bouton « OK ». Elle portait l’intitulé: « Rendre cet élément obligatoire« . Il permet de renvoyer un message d’erreur si lors de la saisie du formulaire, l’élément en question n’est pas renseigné. Vous pouvez le cocher pour le Nom et le Prénom par exemple.

Bon, voici ce que vous devriez obtenir:

Imprime Ecran - Formulaire exemple

Voyons maintenant comment diffuser le formulaire. Nous avons le choix entre deux méthodes. Nous pouvons diffuser le formulaire par mail. Il sera intégré à l’email ou le diffuser via une page internet.

Pour le premier cas, rien de plus simple. Vous avez un onglet: « envoyer ce formulaire par email ». Cliquer dessus, entrer l’adresse email des destinataires et expédier. Pour l’autre, on va passer par l’étape: « consulter les données« . Pour cela, on va cliquer sur le bouton « consulter les réponses » et on va sélectionner: « dans une feuille de calcul« .

Sur cette feuille de calcul s’afficheront tous les résultats, vous pourrez alors les traiter ici. Pour accéder à cette feuille ultérieurement, il vous suffira de vous connecter à votre compte google (Gmail par exemple) et à aller sur l’onglet « Document » comme pour créer un document. Au centre de cette page, vous verrez tous les documents que vous avez créé ou que vous avez modifié. Il vous suffira alors de sélectionner le document qui vous concerne. A noter, vous pouvez partager avec d’autre personne cette page, pour cela faite, une fois la feuille de calcul (ou autre Google document) ouverte: « partager » ou « share« , bouton orange ou bleu en haut à droite de la page. Après je vous laisse découvrir les options qui s’offrent à vous.

Mais revenons à nos moutons. Nous voulons diffuser ce formulaire sous forme d’une page internet. Pour cela cliquer sur « formulaire » et ensuite dans le sous-menu, sélectionner: « accéder à ce formulaire en ligne« :

Feuille de calcul résultant du formulaire

Nous pouvons voir d’autres options intéressantes. Vous pouvez ainsi, via ce menu, modifier votre formulaire, l’envoyer par email, l’intégrer dans une page web (si vous avez un site web)… Je vous laisse découvrir les autres options.

Cliquer donc sur voir ce formulaire en ligne. Copier l’adresse internet. Diffusez la ! :p.

Si par hasard, votre page d’accueil était en anglais, pour la passer en Français, cliquer sur la roue dentée et paramètre (ou setting…).

Nous venons de créer un système qui nous générera une base de donnée. Mais rappelons le, notre but étant de créer une liste de diffusion. La prochaine partie va être consacré à la création d’un tel système. Ce qui va suivre est totalement dissocié, et peut se passer de cette première étape.

2ième étape: Mise en place d’une liste de diffusion

Comme pour la création d’une base de donnée Excel, nous aurons besoin d’un outil Google. J’ai nommé les « groupes ». Ici je n’expliquerai que comment créer un groupe interne à une structure. Je m’explique, lorsque la liste de diffusion sera créée, une personne tiers au groupe, ne pourra pas envoyer un email à la liste de diffusion. Par ailleurs, les candidatures pour intégrer le groupe sont contrôlées et donc modérées. On sera donc en présence d’un groupe fermé et voir totalement sécurisé.

Comme pour le document, nous allons sélectionner l’outil « Groupe ». Il se trouve dans l’onglet « plus » dans la barre menu où se situe l’onglet Gmail, Document…

Une fois sur la page d’accueil, nous allons faire « créer » (entouré en bleu sur l’image ci dessous).

Imprime Ecran - Page d'accueil Google Groupes

Une fois le bouton « Créer » actionné, vous tomberez sur une page comme celle-ci:

Création d'un Google Groupe

Détaillons cette page:

  • Le premier champs va vous servir à nommer votre groupe, votre liste de diffusion. Ici appelons la, par exemple: « Liste de diffusion tajp16.wordpress.com » xD.
  • Le deuxième champs, vous servira à créer une adresse générale pour la liste de diffusion. C’est à cette adresse que les membres du groupe écriront pour contacter toutes les personnes faisant partie de la liste de diffusion, ici mettons tajp16
  • La troisième est juste une indication pour vous et vos membres. C’est l’adresse à laquelle on peut se rendre pour pouvoir en savoir plus sur le groupe: ses membres…
  • No comment, l’intitulé est assez clair!
  • Je passe la case à cocher… Je vais directement à la deuxième et dernière partie de cette page. Ici vous sélectionnez le dernier choix. Votre groupe est désormais privé. La page d’accueil du groupe ne sera accessible qu’à ses membres !

Cliquez sur créer groupe… après avoir effectué le truc de sécurité, vous allez être invité à inviter des personnes à rejoindre votre groupe. Vous devez entrer leur adresse email (google ou non) et écrire un texte explicatif (c’est obligatoire). Vous n’êtes pas obligé d’inviter des personnes dès maintenant…

Je vais maintenant vous montrer quelques options pour paramétrer votre groupe, et ça sera fini… Je vous laisse découvrir par vous même, c’est tellement personnalisable que ça en devient trop long à tout expliquer :D.

Imprime Ecran - accueil Groupe

Cliquer sur paramètre (en haut à droite… confère imprime écran !).

Expliquons les différents onglets, on distingue 8 onglets:

  1. Général
  2. accès
  3. apparence
  4. Navigation
  5. E-mails
  6. Catégories
  7. Paramètres avancés
  8. Contrôle de spams
Je vais vous laisser découvrir ce que l’on peut y trouver à l’intérieur. Néanmoins, je vais essayer de vous donner des indications:
  1. Modifier la page d’accueil (présentation…) du groupe
  2. Contrôler les accès au groupe / qui peut envoyer & recevoir les emails… tout ce qui est de l’ordre de rendre public ou priver
  3. Rien à dire
  4. Rien à dire
  5. Ici vous personnaliserez les emails reçu via le groupe (Objet personnalisé, signature…)
  6. Dans quelles catégories situeriez vous votre groupe
  7. Langue / suppression / new from google…
  8. Gérer les spams…
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3 réflexions au sujet de « Pilote, vous voulez partager vos vols, réduire vos coûts… Voici la solution… Part #2 »

  1. Bonjour,

    Je n’ai malheureusement pas totalement compris le sens de votre question :s.

    Si c’est juste à propos de la possibilité de partager (car ici sur cet article, il est question de ça), de voler à deux en ULM. Je vous répondrai que oui, c’est tout à fait possible.

    La seule condition est que l’appareil (ULM) ait deux places :D.

    Voilà, j’espère avoir répondu à votre question.

    Cordialement,

    Quentin P

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